Les 10 documents que vous devriez avoir prêts (et que vous n’avez pas)
Un acquéreur s’intéresse à votre entreprise. Il demande des documents. Des contrats, des chiffres, des organigrammes. Vous vous retournez vers votre équipe. Et là, c’est la panique.
Les contrats sont éparpillés. L’organigramme n’existe pas. L’historique client est dans la tête de Marie. Le reporting financier prend 2 semaines à produire.
90% des dirigeants de PME n’ont pas les documents de base prêts pour une cession. Et ça leur coûte cher.
Cet article liste les 10 documents essentiels que tout dirigeant devrait avoir prêts — que vous vendiez demain ou dans 10 ans.
1. L’organigramme détaillé
Ce que c’est. Un schéma clair de l’organisation. Qui fait quoi. Qui reporte à qui. Avec les noms, les fonctions, les anciennetés.
Pourquoi c’est important. L’acquéreur veut comprendre comment fonctionne l’entreprise. S’il n’y a pas d’organigramme, il suppose le chaos. Et il applique une décote.
2. Le tableau des contrats clés
Ce que c’est. Un tableau listant tous les contrats importants : clients majeurs, fournisseurs stratégiques, bail, crédits, assurances. Avec les dates d’échéance, les conditions de renouvellement, les clauses importantes.
Pourquoi c’est important. L’acquéreur veut savoir ce qui est verrouillé et ce qui ne l’est pas. Un contrat client qui arrive à échéance 3 mois après la cession, c’est un risque. Il doit le savoir.
3. L’historique client sur 5 ans
Ce que c’est. L’évolution du CA par client sur 5 ans. Qui a grossi, qui a diminué, qui est parti, qui est arrivé. Le taux de rétention. La concentration.
Pourquoi c’est important. L’acquéreur veut comprendre la dynamique commerciale. Un portefeuille qui se renouvelle rassure. Un portefeuille qui s’érode inquiète.
4. Le reporting financier mensuel
Ce que c’est. Un tableau de bord mensuel avec CA, marge, trésorerie, principaux indicateurs. Sur au moins 3 ans.
Pourquoi c’est important. L’acquéreur veut voir que vous pilotez. Des comptes annuels ne suffisent pas. Il veut la granularité mensuelle pour détecter les tendances, la saisonnalité, les anomalies.
5. La documentation des process clés
Ce que c’est. Les procédures écrites pour les activités critiques. Production, livraison, facturation, SAV, recrutement. Comment on fait les choses ici.
Pourquoi c’est important. Si les process sont dans les têtes, ils partent avec les personnes. L’acquéreur veut savoir que le savoir-faire est documenté et transférable.
6. L’inventaire des actifs
Ce que c’est. La liste de tous les actifs significatifs. Machines, véhicules, équipements informatiques, propriété intellectuelle, brevets, marques. Avec leur valeur estimée et leur état.
Pourquoi c’est important. L’acquéreur veut savoir ce qu’il achète physiquement. Et ce qu’il devra renouveler à court terme.
7. Le registre des litiges et contentieux
Ce que c’est. Un historique des litiges passés et en cours. Prud’hommes, contentieux clients, réclamations fournisseurs. Avec les montants, les issues, les risques résiduels.
Pourquoi c’est important. L’acquéreur va le demander en due diligence. Mieux vaut le préparer proprement que de chercher dans les archives à la dernière minute.
8. Le tableau des rémunérations et avantages
Ce que c’est. Le détail de toutes les rémunérations : salaires, primes, avantages en nature, intéressement, voitures de fonction. Pour le dirigeant et les personnes clés.
Pourquoi c’est important. L’acquéreur va retraiter l’EBITDA. Il doit connaître le vrai coût du management pour calculer la rentabilité normative.
9. La cartographie du système d’information
Ce que c’est. Un schéma des outils informatiques utilisés. ERP, CRM, outils métier, hébergement, licences. Avec les coûts, les contrats, les interlocuteurs.
Pourquoi c’est important. Le SI est souvent un sujet de préoccupation pour l’acquéreur. Il veut savoir s’il devra investir pour moderniser, migrer, sécuriser.
10. Le mémo stratégique
Ce que c’est. Un document de 5-10 pages qui raconte l’histoire de l’entreprise, sa stratégie, ses forces, ses opportunités de croissance. Ce que vous diriez à un acquéreur pour le convaincre.
Pourquoi c’est important. C’est la base de tout teaser, tout mémorandum, toute présentation à un acquéreur. Si vous ne pouvez pas raconter votre entreprise clairement, personne ne pourra le faire à votre place.
Commencez maintenant
Vous n’avez probablement pas tous ces documents. Peu de dirigeants les ont. Mais chaque document que vous créez maintenant vous fera gagner du temps et de l’argent le jour où vous voudrez vendre.
Un acquéreur qui reçoit un dossier bien préparé fait confiance. Un acquéreur qui doit extraire chaque information laborieusement se méfie. Et un acquéreur qui se méfie paie moins cher.
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